El principio 80/20 El secreto para lograr más con menos

16/02/2018

Hoy abordamos un clásico: El principio 80/20!! o Ley de Pareto.

El libro fue nombrado uno de los 25 mejores libros comerciales de la revista GQ del siglo XX. Os dejo un resumen:

Aprende a usar tu tiempo de la manera más efectiva posible.

En el mundo de hoy en día con ritmo frenético, muchos de nosotros tenemos que enfrentar listas imposibles de hacer cada día. Podemos llegar al trabajo decididos a terminar la primera tarea de la lista rápidamente, y descubrir que, mientras tanto, han aparecido dos nuevas tareas.

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Del mismo modo, las empresas se encuentran inundadas de complejidad, tratando de servir a varios mercados con inmensas multitudes de productos diferentes, haciendo malabarismos con todos ellos como un payaso en un circo.

En este entorno caótico, es más importante que nunca saber qué es realmente esencial.

Es por eso que es crucial entender el principio 80/20 engañosamente simple, pero inmensamente poderoso. Este desequilibrio aparentemente universal entre esfuerzo y recompensa te ayudará a usar tu tiempo en el trabajo de manera más eficiente.

Además, el principio ha demostrado ayudar a las empresas a tener éxito por medios contraintuitivos: no haciendo más, sino haciendo menos.

Finalmente, puedes incluso aplicar el principio a tu vida personal para aumentar tu felicidad y satisfacción en tus relaciones con los demás. Simplemente necesitas adoptar la mentalidad 80/20 correcta y este libro te mostrará cómo hacerlo.

Por lo general, la mayor parte de los resultados (output) se produce sólo con una pequeña parte del trabajo (input).

¿Alguna vez revisaste un proyecto en el que trabajaste y descubriste que la mayor parte de tu trabajo se realizó justo antes de la fecha límite? Tal vez en los pocos días que estuviste casi fuera de tiempo lograste más que en todas las semanas anteriores juntas.

De hecho, se pueden observar desequilibrios similares entre el esfuerzo y la recompensa en una variedad de entornos diferentes.

Por ejemplo, muchas empresas han descubierto que el 20 por ciento de su gama de productos realmente representa el 80 por ciento de sus ganancias.

Del mismo modo, el 20 por ciento de los conductores causan el 80 por ciento de los accidentes. La mayoría de los conductores conducen con cuidado, mientras que una pequeña minoría es descuidada y causa la mayoría de los accidentes.

Este fenómeno es conocido como el principio 80/20: aproximadamente el 80 por ciento de los resultados de trabajo (o producción) se producen en un 20 por ciento del esfuerzo de trabajo o entrada.

¿Por qué esta proporción no es más equilibrada? Porque no todas las causas tienen el mismo impacto en los resultados. De hecho, las causas se pueden dividir en dos categorías: una minoría que tiene un gran impacto en los resultados y una mayoría que sólo tiene un impacto pequeño. Esto resulta en una división de 80/20.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el principio 80/20 es una simplificación, y en realidad la relación tiende a diferir, por ejemplo, podría ser 70/30 o 99.9 / 0.01.

Por supuesto, los números no siempre pueden sumar hasta cien tampoco. Por ejemplo, un estudio de 1997 demostró que de 300 películas, sólo cuatro (1.3 por ciento) generaron el 80 por ciento de las ventas de entradas.

Como puedes ver, las manifestaciones del principio 80/20 se pueden encontrar en una variedad de configuraciones y, como sabrás, este es un conocimiento valioso.

Pensar con el principio 80/20 no es algo natural para las personas, porque esperamos equilibrio y equidad.

La gente tiende a pensar que el mundo está equilibrado.

Pero, de hecho, el equilibrio no es el estado natural del mundo, es el desequilibrio.

Por ejemplo, considere la lingüística: Sir Isaac Pitman descubrió que unas 700 palabras comunes representan dos tercios de la conversación diaria. Si incluimos sus derivados, esta cifra se eleva al 80 por ciento: menos del uno por ciento de las palabras en el idioma inglés constituyen más del 80 por ciento de lo que decimos.

Pero, ¿de dónde vienen estos desequilibrios?

De “feedback loops” que multiplican y fortalecen incluso pequeñas diferencias.

Por ejemplo, si tienes varios peces dorados de aproximadamente el mismo tamaño que viven en el mismo estanque, seguirán creciendo en peces de tamaño muy diferente.

¿Por qué?

Debido a que algunos de los peces son ligeramente más grandes que otros, tienen una pequeña ventaja. Esto significa que logran atrapar más comida y que crecen más rápido que los peces más pequeños. Esto aumenta su ventaja, permitiéndoles atrapar aún más comida. Por lo tanto, el ciclo se amplifica con cada ciclo, produciendo eventualmente diferencias sustanciales de tamaño.

Pero si bien esos desequilibrios son naturales, muchas personas los consideran injustos. Un ejemplo es la distribución desigual del ingreso y la riqueza: cuando el 20 por ciento de la población posee el 80 por ciento de toda la riqueza, lo llamamos injusticia social.

Esta percepción de injusticia surge del hecho de que las personas asumen que el trabajo y la recompensa deben tener el mismo significado en una proporción 1: 1.

Pero como el principio 80/20 demuestra claramente, no todo el trabajo produce la misma recompensa.

El principio 80/20 puede ayudarte a mejorar tu proceso de trabajo para obtener mejores resultados.

A estas alturas, probablemente estés pensando que todo está bien, pero ¿cómo se relaciona el principio 80/20 contigo y con tu vida cotidiana?

Primero, veamos tu vida profesional, ya que la forma en que trabajas actualmente probablemente no sea eficiente. Piénsalo: si logras el 80 por ciento de los resultados con sólo el 20 por ciento del esfuerzo que realizas, significa que el 80 por ciento de su trabajo es tremendamente ineficiente.

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Imagínate: si pudieras recortar este tiempo malgastado y reemplazarlo con las cosas que haces durante el eficiente 20 por ciento, estarías multiplicando los resultados de tu trabajo.

Por ejemplo, imagínate si pudieras reproducir la eficiencia des último momento que tienes a medida que se acerca la fecha límite de un proyecto, y mantenlo durante toda la duración del proyecto.

De hecho, el uso creativo del principio 80/20 puede ayudarte a aumentar tu eficiencia porque redirigirá tus esfuerzos lejos de tareas que sólo tienen un pequeño impacto en tus resultados.

Puedes comenzar examinando y analizando tus procesos de trabajo para descubrir qué partes de ellos son ineficientes. Puedes encontrar que, por ejemplo, en las primeras fases de un proyecto, pierdes el tiempo pensando demasiado y reflexionando sobre cada posible error que puedas cometer. Si te das cuenta de esto puedes conscientemente intentar detenerte a tí mismo pensando en posibles fallos.

Cualesquiera que sean las razones, identificándolas y reorganizando tu proceso para evitarlas, puede aumentar en gran medida tu eficiencia.

Para aumentar las ganancias en los negocios, utiliza el principio 80/20.

Ahora sabes cómo aplicar el principio 80/20 para tu propia productividad, pero probablemente te estés preguntando cómo puedes aplicarlo en un negocio.

De hecho, hay varias maneras de hacerlo, pero quizás lo más importante es optimizar la gama de productos de tu negocio.

Para hacerlo, primero debes analizar cuáles de tus grupos de productos generan la mayor cantidad de ganancias. Simplemente clasifica todos tus productos por cifras de ganancias y ventas, y probablemente encontrarás que mientras que los productos principales sólo representan el 20 por ciento de las ventas, generan el 80 por ciento de las ganancias.

Por ejemplo, el autor realizó un estudio en una empresa productora de productos electrónicos y descubrió que los tres principales productos representaban el 19,9 por ciento de las ventas totales, pero aportaron el sorprendente 52,6 por ciento de las ganancias totales.

Una vez que hayas identificado la división 80/20 en tu empresa, el segundo paso es aprovechar y ampliar el potencial de ese rentable 20 por ciento. Prioriza estos productos y centra tus recursos en la venta de ellos.

En la empresa de electrónica, el autor alentó a la gerencia a elevar las ventas de sus principales productos al decirle a los vendedores que su único objetivo era duplicar las ventas de esos tres productos, ignorando todo lo demás.

Simplifica y reduce la complejidad en tu negocio para tener éxito.

Como todos saben, las grandes empresas a menudo son muy complejas. Esto significa que los gerentes deben ser expertos en la gestión de la complejidad y, a menudo, incluso disfrutan del desafío y la estimulación intelectual que proporciona.

Pero, ¿aceptar o incluso invitar a la complejidad es realmente la mejor manera de convertirse en una empresa exitosa?

La mayoría de las personas cree que el tamaño y una amplia cartera de productos son ventajosas para una empresa, ya que mientras más productos vende una empresa, más ganancias se supone que debe generar.

Pero, de hecho, la complejidad interna tiene enormes costos ocultos. Una amplia gama de productos requiere, entre otras cosas, logística más complicada, más capacitación para los vendedores y mucho más trabajo administrativo que un rango estrecho. Estos factores aumentan el costo general para la empresa, posiblemente incluso más dinero del que aportan los productos adicionales.

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Por otro lado, la simplificación de su negocio reduce los costos. Si reduces y enfocas tu gama de productos, todos en la empresa podrán dedicar toda su atención a los pocos productos que se venden. Esto les permite comprender los pocos productos importantes de una manera más profunda que si necesitaran hacer malabares con docenas de ellos. Esto a su vez simplifica el trabajo administrativo, y también trae economías de escala: beneficios obtenidos al hacer más de lo mismo, en áreas como producción y logística.

El poder de estos beneficios es claro. Por ejemplo, un estudio de 39 empresas medianas encontró que las menos complejas fueron las de más éxito. Vendieron una gama de productos más reducida a menos clientes y también tuvieron menos proveedores, lo que resultó en mayores ganancias.

Claramente, al simplificar tu negocio, puedes reducir los costos y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad.

Puedes aplicar el principio 80/20 a cualquier aspecto de tu negocio, desde la negociación hasta el marketing.

Ahora ya sabes cómo puedes aplicar el principio 80/20 para reducir tu gama de productos y aumentar tu rentabilidad. ¿Pero qué pasa con todas las otras áreas de negocios?

Afortunadamente, el principio 80/20 es tan versátil que puedes usarlo prácticamente en cualquier área o función comercial para aumentar la probabilidad de éxito.

Por ejemplo, las negociaciones son una parte importante de cualquier negocio, ya sea con clientes, proveedores o socios.

Por lo general, en una negociación, los puntos a discutir a menudo están bien preparados de antemano, pero hay demasiados. Un análisis 80/20 probablemente revele que sólo algunos de los puntos realmente importan para su empresa, por lo que debe enfocarse en ganarlos en lugar de tratar de argumentar que todos los puntos van a su favor.

Otro ejemplo de utilizar el principio 80/20 es dirigir tus esfuerzos de marketing. Si un 20 por ciento de sus clientes generan el 80 por ciento de su negocio, debes concentrarte en identificarlos y convencer a estos clientes para que sigan comprando.

Después de haber identificado a los clientes, asegura su lealtad brindando un escandalosamente excelente servicio al cliente. Luego, cuando desarrolle nuevos productos o servicios, apunta exclusivamente a este 20 por ciento. Esto te permitirá aumentar tu cuota de mercado mientras vendes a estos mismos clientes.

Por ejemplo, considere a Nicholas Barsan, uno de los principales brokers inmobiliarios en Estados Unidos, que gana más de $ 1 millón en comisiones personales cada año. Más de un tercio de esta cantidad proviene de clientes habituales que revenden sus casas, por lo que su enfoque en mantener satisfechos a sus mejores clientes es una estrategia rentable.

Debería estar claro ahora que el principio 80/20 tiene aplicaciones casi universales en cualquier negocio.

Aplica el principio 80/20 a tu vida diaria cambiando la forma en que piensas.

Como se vio en los ejemplos de negocios, el principio 80/20 normalmente se aplica al analizar qué 20 por ciento de los insumos genera el 80 por ciento de los productos. Pero en tu vida diaria, es difícil realizar un análisis como este.

Esto significa que necesitas algo más: pensamiento 80/20.

El pensamiento convencional es lineal y supone que todas las causas y aportes son igualmente importantes. Por ejemplo, cuando somos niños nos enseñan que todos nuestros amigos son igualmente valiosos para nosotros.

En este escenario, el pensamiento 80/20 reconocería el hecho de que en realidad no todas las relaciones son tan valiosas. Algunos de nuestros amigos son más importantes que otros, y las relaciones que tenemos con ellos son más significativas.

Podría decirse que el 20 por ciento de sus amistades producen el 80 por ciento del “valor”, lo que significa, por ejemplo, los sentimientos de alegría y amistad que obtienes de esas relaciones.

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La diferencia clave entre un análisis de 80/20 y pensamiento 80/20 es que el análisis requeriría que recopiles datos y los analices para descubrir quién es el 20% más importante, mientras que en el pensamiento 80/20 simplemente los estimas.

Aquí, el valor de tus relaciones claramente no se puede medir en números absolutos, pero siempre puedes preguntarte: “De las personas en mi vida, ¿quiénes son las más importantes para mí ? ¿Cuánto tiempo de calidad gasto con ellos cada semana?

Este tipo de pregunta te ayudará a entender cuáles son tus relaciones más importantes.

En el pensamiento 80/20, después recomendaría buscar la calidad, no la cantidad, y concentrarse en profundizar el 20 por ciento más valioso y significativo de las relaciones.

Este tipo de pensamiento 80/20 se puede aplicar a muchas áreas de la vida sin la necesidad de datos sólidos.

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Dedica tu tiempo a las tareas más importantes en lugar de centrarte en la gestión del tiempo.

Probablemente no seas un extraño en el concepto de administración del tiempo, a menudo promovido por libros de autoayuda. La idea básica es ayudarlo a lograr más en el tiempo que tiene, y se ha demostrado que esta técnica funciona: aumenta la productividad en alrededor del 15 al 25 por ciento.

Pero hay una forma aún mejor de ser eficiente.

En la administración del tiempo, el objetivo es aumentar la eficiencia al adaptar más tareas en un período de tiempo determinado. Está dirigido a ejecutivos que ya tienen un horario ocupado y el primer paso es categorizar las actividades diarias según la prioridad.

Aquí es donde comienzan los problemas: la mayoría de las personas no sabe cuáles de sus tareas son las más importantes, y terminan definiendo entre el 60 y el 70 por ciento de su lista de tareas como de “alta prioridad”.

¿El resultado? Terminan con horarios repletos y horarios de trabajo más largos. Claramente, forzar aún más tareas en un cronograma ya completo no es una buena solución, ya que puede sobrecargarse fácilmente y, en el peor de los casos, sufrir agotamiento.

Como alternativa, la administración del tiempo 80/20 o “revolución del tiempo” te ayuda a identificar primero el 20 por ciento de tus tareas que producen el 80 por ciento del logro y luego centrarse en ellas.

Por ejemplo, en tu trabajo en una empresa de consultoría, el autor descubrió que su empresa tenía más éxito que otras, pero sin ningún esfuerzo adicional.

Normalmente los consultores tratan de abordar una amplia gama de problemas para sus clientes, lo que resulta en un trabajo superficial, y el cliente es responsable de la implementación de cualquier recomendación.

Por el contrario, los compañeros de los autores se centraron en el 20 por ciento más importante de los problemas de los clientes y utilizaron el tiempo que ahorraron para ayudar a los clientes a implementar las recomendaciones. Este enfoque los ayudó a sobrepasar a otras consultoras y aumentar las ganancias de sus clientes.

Este tipo de “revolución del tiempo” te ayuda a liberar tiempo sin degradar el impacto de tu trabajo.

Lograr una mejor calidad de vida en general a través del amplio uso del principio 80/20.

La mayoría de las personas define su calidad de vida por su felicidad general. Sin embargo, muy pocos de nosotros intentamos cambiar nuestras vidas para hacernos más felices.

De hecho, la mayoría de la gente pasa mucho tiempo haciendo cosas que los hacen infelices. Por ejemplo, muchas personas tienen trabajos que los hacen miserables. La mayoría de los empleados de una oficina pasan sus días sentados en un cubículo, realizando tareas sin pensar y esperando que el día o la semana terminen.

Entonces, ¿cómo puedes remediar esto?

Simplemente, debes tratar de identificar la distribución de la felicidad y la infelicidad en tu vida y rastrear sus causas antes de tomar medidas para realizar un cambio.

Pregúntate: ¿qué 20 por ciento de tu vida te proporciona el 80 por ciento de tu felicidad y viceversa? Una vez que definas el 80 por ciento de tu vida que crea muy poca felicidad, es hora de actuar: simplemente disminuye el tiempo que dedicas a hacer esas cosas.

Por ejemplo, si tu trabajo te hace infeliz, podrías tratar de pensar en formas de cambiar eso. Puedes mirar otros trabajos, tratar de redefinir el existente, disminuir tus horas de trabajo, etc. Pero hagas lo que hagas, no debes resignarte a trabajar en un trabajo que te hace infeliz por el resto de su vida.

Una vez que hayas logrado reducir las cosas que te hacen infeliz, encontrarás que tienes más tiempo y energía para gastar en cosas que te hacen feliz. Por ejemplo, si has decidido pasar menos tiempo en el trabajo, tendrás más tiempo para pasar con tu familia y amigos.

Sólo piensa en qué 20 por ciento de las actividades en tu vida producen el 80 por ciento de tu felicidad, y trata de encontrar formas de dedicar más tiempo a ellas. Tendrás una vida más feliz si lo haces.

Resumen final de El principio 80/20: El secreto de lograr más con menos

El mensaje principal que podemos obtener de El principio 80/20: El secreto de lograr más con menos es:

El principio 80/20 dice que en casi cualquier área, el 20 por ciento de los inputs o el esfuerzo produce el 80 por ciento de la producción o recompensa. Esto significa que casi el 80 por ciento de los esfuerzos no se gastan de manera eficiente, y si los enfocas en el 20 por ciento que produce la mayor cantidad de resultados, verás un gran impulso en la eficiencia. Este concepto simple se puede aplicar a cualquier esfera de la vida, desde tu negocio a tus amigos y la calidad de vida.

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